Maak een kostenoverzicht van je uren in 3 stappen

Bijna elk bedrijf doet aan urenregistratie. Meestal met frisse tegenzin. Het kost moeite om uren in te voeren. En het kost nog meer moeite om een rapport van de ingevoerde uren te maken. Vaak worden uren ingevoerd in Excel. Dit gaat goed met een paar medewerkers, maar met meer mensen wordt het lastiger. Het invoeren kost meer tijd en er is meer werk nodig om rapportage op te stellen en kosten te berekenen.

Gebruik een urenregistratie-app

Met een urenregistratie-app en automatische rapportage wordt het veel makkelijker om uren te registeren en om kosten te berekenen. Er is minder kans op fouten en er wordt veel tijd bespaard. De eenvoudige invoer op een mobiele telefoon maakt het heel simpel om uren in te voeren. Een groot voordeel is dat uren overal ingevoerd kunnen worden. Bijvoorbeeld op de werkplaats of onderweg.

Een urenregistratie-app heeft meer nuttiger functionaliteiten. Zoals bijvoorbeeld een timer of het registreren van materialen voor je project. Een goede app is een verlengstuk van een compleet systeem voor urenregistratie. De app zorgt voor eenvoudige invoer van uren en eventueel materialen. Het urenregistratiesysteem verwerkt uren en maakt rapportages.

Zet een uurtarievenstructuur op

Om kosten vast te leggen moet je een tarievenstructuur vastleggen. Denk hier goed over na en zorg ervoor dat het eenvoudig blijft. De meeste urenregistratiesystemen bieden veel mogelijkheden. Het belangrijk om eerst zelf te bepalen hoe de kosten per uur in je bedrijf bepaald worden. Daarna kijk je hoe dit in een urenregistratiesysteem opgezet kan worden. 

Meestal is het niet zo ingewikkeld. Er zijn verschillende tarieven voor bijvoorbeeld overuren en verlof. Daarnaast hebben medewerkers verschillende salarissen. De vermenigvuldiging hiervan bepaald het uurtarief van een medewerker. Bij het invoeren van uren kiest de medewerker alleen het uurtarief voor bijvoorbeeld overwerk en het systeem doet de rest.

Download Excel-rapporten met een kostenoverzicht

Tot slot is er de rapportage. Als je urenregistratie goed is ingericht kun je direct kant-en-klare rapporten downloaden. De rapporten geven overzichten van uren en kosten per project. Meestal worden rapporten op maandbasis gemaakt, maar weekstaten zijn geen uitzondering. Met behulp van de opgestelde uurtarieven kan eenvoudig een kostentotaal per project gedownload worden.

Het mag duidelijk zijn dat alleen het gebruik van een urenregistratie-app geen garantie is voor een efficiënte urenregistratie. Het gaat om de eenvoudige inrichting van het systeem. Het is vaak even puzzelen met projecten, activiteiten en uurtarieven. Maar altijd is er een eenvoudige oplossing mogelijk waarmee kostenoverzichten automatisch gegenereerd worden. Kijk bijvoorbeeld eens naar de functionaliteit van Project Hours voor de mogelijkheden. Zij denken ook graag mee met een eenvoudige inrichting voor jouw bedrijf!